Dans cet entretien, Olivier Thoris, chef de service flux numériques et gestion documentaire pour la ville de Versailles, revient sur l’intégration et le déploiement de la solution AR24. L’occasion de revenir sur la mise en place de la Lettre Recommandée Electronique (LRE) au sein d’une collectivité territoriale, ses usages ainsi que ses nombreux avantages.
Sommaire :
Je suis Olivier Thoris, chef de service flux numériques et gestion documentaire pour la ville de Versailles. En résumé, j’ai en charge la responsabilité de tous les flux entrants, circulants, sortants.
En tant que chef de projet, j’ai contribué à mettre en place depuis plusieurs années la dématérialisation de différents flux, notamment celui des factures.
Je suis également en charge des liaisons avec les sites externes, soit 80 sites externes au total et des liaisons avec les sites internes de la ville principalement avec le cabinet du maire et la Direction Générale.
J’ai donc une double casquette, chef de service, mais aussi chef de projet pour contribuer au déploiement de la dématérialisation.
Quand je suis arrivé à la mairie Versailles, j’ai mis en place des outils avec des tableaux de suivis et de traçabilité pour tous les objets suivis informatiquement tels que le recommandé. Avec l’acheminement papier, on avait une traçabilité sur les recommandés entrants et sortants.
La seule difficulté que je pouvais avoir avant la mise en place d’AR24 concernait les pertes de preuves qui pouvaient être assez récurrentes ou celles des LRAR qui elles, étaient plutôt rares.
Il est possible de récupérer ses preuves perdues en faisant une démarche au service contentieux après un acheminement papier. Ces démarches sont souvent longues et fastidieuses. Cela peut prendre 15 jours pour récupérer un accusé de réception. Malheureusement, ces pertes arrivent dans des dossiers dont l’importance est capitale.
Nous avons dû passer à la Lettre Recommandée Electronique en raison des obligations réglementaires en matière d’urbanisme datant du 1er janvier 2022. La mairie de Versailles étant très vigilante concernant le respect de la législation, nous avons, depuis cette date, dématérialisé une partie des recommandés expédiés pour le service de l’urbanisme. Par ailleurs, la LRE s’inscrivait dans notre stratégie de dématérialisation, c’était donc pour nous une évidence. Dès le début, je me suis intéressé à la Lettre Recommandée Electronique. J’ai toute de suite constaté qu’AR24 sortait du lot parmi tous les prestataires de confiance qualifiés par l’ANSSI.
En ce qui concerne la mise en place d’AR24, elle a été simple et rapide et nous n’avons pas rencontré de problème particulier. L’utilisation d’AR24 est très intuitive.
Monsieur Adrien Francius, responsable du Secteur Public et des professions réglementées chez AR24, a bien suivi notre dossier. Nos échanges ont été fluides grâce à sa réactivité et son expertise. Il connaissait bien les collectivités territoriales ainsi que les cas d’usage en matière d’urbanisme, mais surtout il connait le fonctionnement de la Lettre Recommandée Electronique ainsi que son cadre juridique.
Nous utilisons la Lettre recommandée électronique qui est 100% équivalent juridiquement à la LRAR papier. Je possède une clé RGS**, ce qui facilite mon identification lorsque j’envoie une LRE.
On l’utilise pour l’urbanisme, mais aussi pour la direction de la sécurité, notamment pour relancer les amendes de stationnement qui restent impayées. En ce qui concerne l’urbanisme, nous utilisons la LRE pour des demandes de pièces complémentaires par exemple.
Mon objectif est d’élargir la dématérialisation des flux recommandés et l’usage de la Lettre Recommandée Electronique à l’ensemble des services de la ville de Versailles comme les affaires juridiques ou encore le service de l’hygiène. Je vise essentiellement les services qui ont affaire à des professionnels ou à des entités morales.
L’avantage numéro un est la rapidité. Concrètement je peux envoyer une quinzaine de Lettres Recommandées Electroniques très rapidement sans que cela ne me paraisse chronophage. Par exemple, si à 11 h 22 j’envoie une LRE, mon destinataire est notifié instantanément. S’il le souhaite à 11 h 24, il accuse réception de son courrier et à 11 h 26 je reçois la preuve de réception. En quatre minutes le circuit est fait. Cela m’arrive régulièrement, car nos destinataires attendent généralement leur recommandé. Ensuite, il ne me reste plus qu’à récupérer cette preuve, rajouter la référence correspondante et je l’envoie au service qui m’a missionné d’envoyer la LRE. Ce qui veut dire que sept minutes plus tard, ils ont l’accusé de réception.
Deuxièmement, grâce à cette dématérialisation, nous n’avons plus aucune perte de preuves ni de courriers.
Troisièmement l’envoi est sécurisé, je m’identifie en un clic avec ma clé RGS**. Côté destinataires, la réception est très rapide également ; ce qui est très satisfaisant pour eux. Si certains destinataires rencontrent des difficultés lors de l’identification pour la réception, je peux leur envoyer des vidéos tuto AR24, ce qui débloque quasi systématiquement la situation.
Enfin, le coût unique de la LRE AR24 est également un avantage même si ce n’était pas notre objectif principal, mais évidemment, plus on économise, mieux c’est. D’autant plus que chaque euro dépensé doit être justifié. On a toute de suite constaté qu’une Lettre Recommandée Electronique AR24 coûte moins chère qu’un recommandé papier traditionnel.
Comme je le disais, nous n’avions pas de réelles difficultés avec le recommandé papier hormis les pertes de preuves.
Si la LRE est nouvelle pour certains, la prénotification* améliore la compréhension du destinataire en indiquant l’identité de l’expéditeur, ce qui augmente également le taux de réception. Aujourd’hui, on doit cocher cette case pour pouvoir prénotifier un destinataire et je pense que la plateforme AR24 gagnerait en ergonomie si cette case était déjà sélectionnée par défaut.
Oui, je recommanderais AR24 pour les TPE, les petites structures et les grandes aussi. Je suis content d’AR24 et de la réactivité de mon interlocuteur qui est toujours à l’écoute de mes demandes.
L’outil AR24 gagnerait à avoir une fonctionnalité de reporting pour nous permettre d’établir nos statistiques afin de justifier de notre utilisation auprès de la Direction Générale et du Contrôle de Gestion. J’attends cette évolution avec impatience. Hormis cela, la plateforme AR24 répond largement à nos attentes.
Vous êtes une commune ou une communauté d’agglomération et vous recherchez une solution digitale à valeur probante dans le cadre de votre projet de dématérialisation ? Simplifiez et accélérez vos procédures d’urbanisme avec la Lettre Recommandée Electronique AR24. Pour cela rien de plus simple ! Créez votre compte AR24 en quelques clics et envoyez dès maintenant votre première LRE.
* La prénotification est un mail qui permet d’avertir le destinataire qu’il recevra bientôt une lettre recommandée électronique en indiquant l’identité de l’expéditeur.
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