Obligation de dématérialisation des échanges dans le cadre des marchés publics : pourquoi utiliser la LRE ?

Depuis 2018, le législateur est intervenu pour mettre en place une obligation pour dématérialiser les échanges lors d’une procédure de passation d’un marché public. Les parties doivent alors utiliser des plateformes sécurisées pour assurer l’échange de leurs documents. Il est aussi particulièrement intéressant d’avoir recours à la lettre recommandée électronique (LRE) pour gagner du temps et conserver une trace de toutes les preuves dans un lieu sécurisé.

Sommaire :

1. La procédure de passation d’un marché public : l’obligation de dématérialiser les échanges
2. La lettre recommandée électronique pour communiquer dans le domaine des marchés publics
3. La procédure pour l’envoi de courrier en lettre recommandée électronique
4. Les avantages de la lettre recommandée électronique

 

1. La procédure de passation d’un marché public : l’obligation de dématérialiser les échanges

Depuis l’ordonnance n°2018-1074 du 26 novembre 2018, les communications et les échanges doivent obligatoirement se faire entre les parties par voie électronique. Il faut alors utiliser une plateforme de dématérialisation comme le prévoit l’article R2132-3 du code de la commande publique. Celle-ci permet alors de mettre des documents en consultation et à disposition des opérateurs économiques.

Concrètement, il faut dématérialiser les échanges pour :

 

• Mettre à disposition des documents en consultation
• Réceptionner des candidatures et des offres depuis le profil acheteur sur la plateforme concernée
• Échanger entre les parties sous la forme de questions-réponses
• Informer les parties de la procédure et de ses avancés (acceptation, rejet, etc.)

 

Le code de la commande publique à son article R2132-9 précise que l’acheteur doit assurer la confidentialité et la sécurité des échanges lorsqu’il utilise une certaine plateforme. C’est notamment le cas pour AR24 qui vous propose une solution sécurisée.

 

2. La lettre recommandée électronique pour communiquer dans le domaine des marchés publics

La solution de la lettre recommandée électronique est adaptée pour permettre aux parties de communiquer en toute sécurité lors de la passation d’un marché public. Celle-ci permet de pouvoir envoyer ses courriers en quelques clics depuis son ordinateur. Vous n’avez plus besoin d’utiliser le papier et de vous rendre au bureau de poste pour envoyer vos recommandés.

Il suffit d’avoir l’adresse e-mail du destinataire. La plateforme AR24 se charge d’assurer un échange sécurisé en réalisant les procédures d’identification nécessaires, au cours des échanges.

 

3. La procédure pour l’envoi de courrier en lettre recommandée électronique

L’expéditeur doit joindre à son courrier toutes les pièces justificatives qu’il souhaite. AR24 se charge ensuite de certifier le courrier et les pièces jointes via un horodatage qualifié. Le destinataire est ensuite informé par e-mail qu’un courrier recommandé est à sa disposition. Pour pouvoir en prendre connaissance, il doit accuser réception de celui-ci en s’identifiant au préalable.

L’expéditeur est ensuite informé de l’action du destinataire. Il est aussi informé de toutes les étapes lors de la transmission du courrier :

 

• Envoi du courrier en LRE (preuve de dépôt et d’envoi)
• Réception par le destinataire (preuve de réception)
• Aucune action réalisée ou refus de prendre connaissance du contenu de la LRE (preuve de négligence ou de refus)

 

Par la suite, AR24 propose des services sans surcoût qui viennent sécuriser à nouveau la procédure. L’envoi des documents et les preuves de celui-ci sont conservés sur nos serveurs. Une solution particulièrement pratique et fiable pour conserver précieusement ses courriers.

 

4. Les avantages de la lettre recommandée électronique

Plusieurs avantages sont intéressants dans le cadre des marchés publics pour utiliser la lettre recommandée électronique (LRE). Dans un premier temps, AR24 vous propose de réaliser l’envoi en quelques clics de vos documents justificatifs dans le cadre, par exemple, d’une passation. La procédure à suivre depuis la plateforme est intuitive, simple et pratique. Des points forts pour gagner du temps dans sa journée.

Ensuite, la solution est sécurisée tout au long des étapes lors de la transmission d’un courrier sous une forme électronique. Ainsi, les parties peuvent communiquer sereinement sans craindre la perte de leurs courriers ou la perte de documents justificatifs, notamment lors de preuve du respect des délais impartis. Le SAV de la plateforme est aussi disponible pour vous accompagner dans toutes les étapes afin de répondre à toutes vos questions.

L’utilisation de la plateforme par les professionnels permet d’obtenir une solution de communication par voie dématérialisée sans engagement et sans caution ou coût caché. La facturation utilisée par la plateforme est aussi totalement transparente et détaillée afin de vous permettre d’y voir clair sur les frais dépensés pour l’envoi de vos courriers électroniques.

 

En définitive, il est particulièrement intéressant de faire confiance à AR24 dans le cadre des marchés publics pour envoyer vos lettres recommandées électroniques facilement et de façon sécurisée.